年末調整のしかたを理解しよう。間違いのないスムーズな進め方とは

年末調整とはなんでしょうか?毎年なんとなく申請しているけれど、本当の意味で把握していない人も多いはず。年末調整を知ることで給与の全体像が見えてきて、税金についても把握することができます。給与事務を担当するのなら、ぜひ知っておくべきでしょう。

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年末調整とは

年末にずれを調整するもの

年末調整とは、1年間払い続けてきた所得税などのずれを年末に一気に調整する事務作業です。所得税は、所得があったタイミングで一定の率が差し引かれ、税務署に納税されていますが、このなかには本来なら払わなくてよい税金も含まれています。

その理由は、本来は課税額に入らない保険料や扶養控除分なども、課税されて税金として払っているからです。こういったものを洗い出し、年末に調整をし、税金を還付するといった作業を年末調整といいます。

年末調整は、税額だけでなく扶養や配偶者の有無など、給与に関する多くの項目を確認することになる大事な作業です。このときに得た情報は、1年間使用することになるので、大切に保管しておく必要があります。

年末調整の時期

年末調整の時期は、12月の給与支払い時になります。このため、あらかじめ11月初頭、または10月中旬頃から手続きを始めておく必要があります。とくに、従業員への告知は早めに行う必要があるでしょう。従業員の中には、扶養親族が海外にいる、保険料の書類が入手できていないなどといった事情がある場合もあります。なるべく、余裕をもって告知をすることで、準備をする時間を持たせてあげるようにしましょう。

年末調整は、給与の担当者だけが行うものではありません。基本的には、従業員からの申告を待つ作業になりますので、そのために余裕を持って始める必要があります。

年末調整対象者

年末調整の対象者は、年末時点で在席している従業員で、源泉徴収を行っているものです。正規職員はもちろん、契約社員やパート、アルバイトであっても、一定の条件を超えれば年末調整を行う対象となります。

正規の従業員であっても、年収が2000万円を超えるものは除外されるといった、例外もあります。アルバイトの場合で、複数の職場で働いている場合は、どちらか一方でしか年末調整は行えないなどといった条件もありますので、対象かどうかは個別の事情にもよることとなるでしょう。

複数の職場で仕事をしている従業員には、他社での年末調整の有無を確認するようにしましょう。また、年末調整後の納税や源泉徴収票の発行作業時には、マイナンバーが必要になることもあります。この点も、過不足ないように準備しましょう。

年末調整にすべき準備

パンフレット・手引き 国税庁のチェック

年末調整を始める前に、毎年配布される年末調整のためのパンフレットや手引きを見てみましょう。基本的には毎年大きな変化はありませんが、分かりやすくまとめてありますので、全体像や流れをつかむためには向いています。

また、国税庁のホームページをチェックし、注意点がないか見ておきましょう。年末調整は、全国的に同じ基準で行うものですので、基準として明確な、公的なものを参照するように心がけましょう。また、各地で説明会を行っている場合もありますし、ホームページでも様式などが配布されていますので、利用するようにしましょう。

公的なものを確認したのちに、前年の年末調整の資料を見るようにしましょう。具体例を知ることで、これから行う事務の内容が把握できるようになります。前年の流れを知ることで、作業にかかる時間も把握できることでしょう。

給与・賞与計算

給与・賞与の計算は毎月、毎回の作業でありますが、年末調整の時期も当然に必要になります。年末調整は、12月の給与で行うことになりますので、12月の給与計算は早めにしておくとよいでしょう。また、最終的には1年間に払った給与と賞与の合算額が必要になってきます。1〜11月分の支払総額も、あらかじめ出しておくとよいでしょう。

また、12月に賞与の支給がある場合は、12月の給与では調整しきれなかった税金などをここで調整することも可能です。さらに12月の間に調整しきれなかった分は、1月の給与でも調整が可能です。ミスや漏れがあった場合も、1月の調整に回すことができます。

給与と賞与の計算は年末調整のための基盤となる部分です。間違いが無いように、年末調整の事務が煩雑になる前に余裕をもって始めておくとよいでしょう。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書の受理

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書を受理しましょう。これは、当該年の扶養控除の有無について変更がないか確認するためのものです。年の始めに提出されたものから変更がないか確認をし、年末調整の資料として使用します。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書は、使用するのは社内のみで、税務署への提出などはありません。このため、修正なども訂正印で行い、マイナンバー記載欄にもマイナンバーを記載しなくてもよいです。マイナンバーが記載されることで、保管や管理が厳重になることを考えると、記載せずにマイナンバーは別個に保管する方がよいかもしれません。

また、翌年分の給与所得者の扶養控除等(異動)申告書も同時にもらっておくとよいでしょう。翌年以降の扶養の人数は、1月以降の通常の給与の計算時に必要になります。このときにまとめてもらっておくと、申告されていない移動にも気づきやすくなるので、よいタイミングと言えるでしょう。

給与所得者の保険料控除申告書の受理

従業員から、保険料控除申告書を受理しましょう。これによって、年末調整で控除される保険料の有無を知ることができるようになります。同時に、保険料控除の証明書類ももらうようにしましょう。これらをもとに、年末調整の際の、保険料控除金額を計算します。

確認が終わったら、保険料控除の際の証明書類は本人に返却しましょう。残しておきたい場合は、コピーなどを残しておいてもOKです。保険料の計算は、新旧などで枠が異なる部分もありますので、確認は細かいところまでよく見ましょう。

生命保険だけでなく、学資保険や地震保険など、保険は多岐にわたりますので、漏れの無いように注意喚起しましょう。前年の資料と照会して漏れの確認をする方法もあります。

給与所得者の配偶者特別控除申告書の受理

配偶者特別控除申告書を受理しましょう。これは、配偶者に38万円を超える所得がある場合で、配偶者控除が受けられない場合であっても、一定の控除が受けれるようになっている制度で、配偶者の年間の所得によって控除額が決定されます。これを出し忘れている人や、存在を知らない人もいるので、前年分をチェックし申告するように促しましょう。また、新たに雇用した従業員で、この項目に該当しそうな場合は、あらかじめ伝えておくとよいでしょう。配偶者の所得を調整するなど、早い段階であれば、対策が可能になるためです。

なお、平成29年度税制改正により、平成30年から、この配偶者控除の条件に変更がありました。29年分とは違う結果になることもありますので、その違いについてもアナウンスしておくと、30年以降のトラブルを減らすことができるでしょう。

申告書に基づいた各種控除額の確定

扶養控除等(異動)申告書の内容の確認

扶養控除等(異動)申告書の内容を確認しましょう。年の当初に提出されたものと変更がある場合は、年末調整時にその変更を反映させなくてはなりません。とくに、配偶者はその所得によって控除の有無が変わりますので、就職などしていないか確認しましょう。

この他にも、扶養している人数に変化があった場合は税額に影響しますので、当人に確認するようにしましょう。離婚など、年の途中に異動があって、その結果が反映されていないことがないかなど、よくチェックしましょう。子供に関しても、4月に就職したことが報告されていないなど、異動があったことも考えられますので、その他の申告書類と突き合わせて確認するとよいでしょう。

保険料控除申告書の内容の確認

保険料控除申告書の提出を受けたら、内容の確認をしましょう。前年のものと照らし合わせて、変化や漏れがあったら、証明書類と照会するとよいです。前年に入っていた保険が記載されていないなどがあれば、漏れている可能性もあります。

また、証明書類の金額と一致していないなどの記載ミスがあることもありますので、訂正して本人に報告しましょう。証明書類の多くは、年の途中に本人宛に送付されることから、送付時点までの支払金額と、年の最後まで支払った場合の支払金額の両方が記載されています。年末調整は、年の最後まで支払った場合の金額で行うのですが、これを逆に記載している例が散見されます。この金額の記載ミスは、よくあることですので、間違いがないか確認する必要があります。そして、間違いが見つかれば本人に確認し、正しい金額に修正するようにしましょう。

(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書の内容の確認

(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書を受理したら、内容の確認を行いましょう。これは、住宅ローンなどを借りた場合、10年以上の期間で、一定以上の残金があれば、税控除の対象に出来るといったものです。住宅ローンは金額が大きいことから、この金額が年末調整に関わってくることで、税額に大きな変動があります。住宅ローン控除を受ける従業員が多い場合は、12月の給与で調整しきれないことも、ままあるでしょう。

なお、この控除を年末調整で受けることができるのは、住宅ローンを組んだ2年目以降です。1年目は確定申告が必要ですので、年末調整の対象にはなりません。この点も確認をし、対象者に通知しましょう。

年末調整の最終段階

税額の計算

年末調整では、年間の給与・賞与額を算出したのちに、健康保険・雇用保険・労災などの、すでに給与から差し引かれている金額、年末調整のために申告された、保険料や受託ローンなどの控除額を計算に入れ、差し引き、最後に残った金額に税率をかけて年間の税額の計算をします。

基本的には、1年間に支払われた給与や賞与などの金額から、課税されない金額をどんどん引いていき、残った金額に税金がかかると考えればOKです。そこで算出された税額が、そのひとの当該年に支払う税額となります。この金額がこれまで支払ってきた税額と比べて、過不足があるかを見て、最終的な税額の調整を行うこととなります。

この税額の調整が、年末調整の目的といっていいでしょう。所得税は、基本的には概算で支払っていき、その年の最後に調整するものですので、多くの場合、払いすぎている分が戻ってくる形になります。年末調整で控除しきれない、医療費や寄付金などの控除は、個人で確定申告をしてもらうようにアナウンスしましょう。

過不足額の精算

年末調整の結果、税額に過不足があった場合は、12月の給与の中で調整を行うこととなります。これまで払ってきた税が、本来払うべき額に足りていない場合は、12月の給与の中から残金を支払います。多くの場合、12月に支払う税額は、他の付きの税額よりも少なくなるため、手取り額が増えることになるでしょう。

逆に、これまで支払ってきた税額の方が、本来払うべき金額よりも多い場合は、税を戻す作業が必要になります。この場合は個人単位では調整がつかないので、他の人の12月の支払う税金との間で調整をつけます。簡単にいうと、税務署に払う総額は決まっているので、個人単位であれば本来税務署から戻してもらうべき税額分を、他の人の支払う税額との間で調整・相殺してしまうのです。

こうすることで、社内で税額の調整ができ、税務署とやりとりせずに、年末調整を行うことができるのです。それでも調整がつかない場合には、さらに1月分の給与からも調整を行うこともできますので、可能な限り社内で調整をすますようにしましょう。

税額納付

年末調整及び、最後の給与の支払い作業が終わり、最終的に税務署に納税する金額が確定したら、源泉徴収簿を作成し、納付を行います。これで、年末調整事務は終了となり、1年間の給与作業を終了することができます。実際の納税に関しては経理担当者が行うことも多いので、給与担当との職務分掌を確認してから行いましょう。

年末調整が終わると、源泉徴収票を作成し、これを従業員に渡す必要があります。また、税務署や市町村に提出する必要もありますので、この作業にも早めに取り掛かるようにしましょう。この際には、マイナンバーも必要になってきます。マイナンバーの事務作業は慎重さが求められますので、しっかりと確認を行いながら、確実な作業を徹底しましょう。

正確に提出できるように計算、記入に気を配る

年末調整は、複雑で間違えやすい作業が多いので、正確に提出できるように計算し、記入することに気を配りましょう。12月末の時点で間違えがあったとしても、1月の時点で再調整は可能です。ですが、従業員との信頼関係を損なわないためにも、ミスの無いように繰り返しチェックをし、できれば複数人の目を通すようにしたほうがよいでしょう。

基本的には毎年同じ作業ですが、保険や労災、雇用保険の率など、毎年変わるものもあります。1年のミスを総ざらいして、修正できる最後のチャンスでもありますので、この機会にすべて再チェックするとよいでしょう。事前の準備から抜かりなく行い、年末調整を正確に迅速に行いましょう。そして、その後の源泉徴収票発行作業などを滞りなく行えるように、一連の事務作業について、早めに確認をしておくようにしましょう。

公認会計士・税理士 伊藤 温志

開業8年で600社ものクライアントを有するエクセライク会計事務所の代表税理士。
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