従業員が退職するため必要な手続きとは。トラブル無く退職する方法

退職者が受け取るもの

退職日から1ヶ月以内の源泉徴収票

源泉徴収票は、退職後に必ず受け取る書類の一つであり、確定申告に必要な書類にもなります。転職して他の会社で勤務する場合も年末調整を行う際に必要になります。

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源泉徴収票の内容は

☑その年の給与支払金額合計
☑給与所得控除後の金額
☑源泉徴収された金額
☑所得控除額の金額
☑社会保険の金額

などが含まれています。

源泉徴収票は、退職者が交付の要求をしなくても受け取ることができる書類です。事業主には、従業員が退職した日から1ヶ月以内に源泉徴収を提出する義務があるからです。これは、所得税法第226条(源泉徴収票)第1項の中で定められています。源泉徴収票は、退職する際の最終給与が確定すれば発行されるはずの書類なので、退職後すぐにもらいましょう。

会社によっては退職者側から依頼しないと発行してくれないこともあるので、不安な場合は事前に会社の担当の方に確認してください。万が一、1ヶ月以上待っても源泉徴収票が届かないようであれば、会社に問い合わせましょう。

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大切な雇用保険資格喪失証

仕事を退職するとしなくてはいけない手続きがいくつかあります。失業手当の手続きをはじめ、厚生年金を国民年金に、社会保険を国民健康保険に切り替えるための手続きが必要です。これらの手続きをするために必要な書類が、雇用保険資格喪失証なのです。退職時に申告すれば退職した職場から送られてくる書類になります。

年金と保険は退職後14日以内に切り替えなければいけないため、その手続きに必要な雇用保険資格喪失証もそれまでに手元に届く必要があります。もし、この証明書がもらえない場合は、年金事務所で発行してもらうことも可能です。その際は、印鑑と身分証明書を持ってお住いの地域の年金事務所へ行き、雇用保険資格喪失証をもらいに来た旨を伝えましょう。

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従業員が希望する場合は離職票

前述した雇用保険資格喪失証を、会社は離職日の翌々日から10日以内にハローワークに提出し、それに基づいて発行される書類が離職票です。ハローワークが発行し、会社経由で退職者本人に交付されます。離職票の交付を会社に希望しているにも関わらず期限内に手元に届かない場合は、会社に確認してください。会社が手続きをしてくれない場合は、身分証明書と退職したことを証明できる書類を持って、早めにハローワークに相談しましょう。

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会社の規定に沿った退職金

自己都合での退職の場合、退職金が出るかはその会社の規定によります。退職金に関する規定があるか、退職前に就業規則を確認してみてください。もし規定がある場合は、会社側は退職者に対して退職金を払わなければ賃金未払いにあたります。勤続年数に応じて金額が計算されることがあるようです。しかし、退職金に関する規定がない場合には、基本的に退職金を請求することはできません。

社会保険の退職手続き

資格喪失年月日は退職日の翌日

会社を退職すると、退職した会社の社会保険の資格を喪失するため、その会社の健康保険から抜けなくてはなりません。社会保険の資格喪失年月日は、退職日の翌日となります。月の途中で退職した場合でも、翌日からそれまでの保険証は使えなくなります。

例えば、6月1日に退職した場合、翌日の6月2日からは退職した会社の健康保険証は使えません。退職した月の月末まで使える、と勘違いするケースが多いので気を付けてください。扶養家族がいる場合、退職した翌日からは家族も健康保険証が使えなくなるため、資格喪失年月日に注意しましょう。健康保険に加入していないときに病気や怪我で医療機関を受診した場合、医療費は全額自己負担になってしまいます。未加入期間を作らないよう気を付けましょう。

また、健康保険の他に退職手続きが必要なのが年金です。在職中に会社の厚生年金に加入していた方は、退職したあとに国民年金に変更しなくてはなりません。厚生年金を脱退する手続きは会社が行ってくれますが、国民年金への変更手続きは自分で行わなくてはなりません。

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健康保険任意継続をするか判断する

下記の条件を満たしている場合、退職後も本人の希望により継続して2年間だけ会社の被保険者になることが可能です。

☑1.資格喪失日の前日(退職日)までに継続して2ヶ月以上の被保険者期間があること
※退職せず、勤務時間・日数の減少により健康保険の資格を喪失した場合も該当します。

☑2.資格喪失日から20日以内に、「任意継続被保険者資格取得申出書」を提出すること
※お住まいの住所地を管轄する協会けんぽ支部へご提出ください。
※健康保険組合に加入していた方は健康保険組合にて手続きをします。

任意継続被保険者になると、在職中と同様の保険給付が受けられます。任意継続を行いたい場合は、退職後20日以内に手続きをしなくてはなりません。この期間を過ぎてしまうと、自動的に国民健康保険に加入しなくてはならなくなるので、退職を考えた時点で家族と相談するなど、早めに検討しておきましょう。

別の健康保険への加入が必要

任意継続を行わず、退職と同時に会社の健康保険から抜ける場合には、国民健康保険への加入が必要になります。会社の健康保険から国民健康保険への変更手続きは、退職後14日以内に行いましょう。住民票のある自治体の役所での手続きになります。離職票や雇用保険資格喪失証など、退職したことがわかる書類を持参して国民健康保険の窓口に行きましょう。

また、扶養家族として家族の健康保険に加入するという選択肢もあります。その場合は、加入させてもらう家族に手続きをしてもらいましょう。ただ、収入次第では扶養家族になれないこともあるので、家族の健康保険に入れるかどうかは事前に確認しておきましょう。

退職した会社の健康保険を抜けたあと、何の手続きもしないでいると自動的に国民健康保険へ加入することになります。任意継続や扶養家族として健康保険に加入したい場合は、早めに手続きを行いましょう。

どの書類も郵送での手続き可能

離職票や雇用保険資格喪失証など、社会保険の退職手続きに必要な書類は、どれも会社から郵送で送ってもらうことが可能です。会社の健康保険から国民健康保険への手続きと、厚生年金から国民年金への変更手続きはどちらも退職後14日以内に行わなくてはならないので、その期限に間に合うよう必要書類は郵送してもらうようにしましょう。

期限内に間に合わせるためにも、退職する側からも会社に対して必要書類を確認しておくとスムーズに手続きできます。

トラブルなく退職しよう

自己都合で退職する場合こそトラブルなく穏便に退職したいもの。退職の際に必要な手続きや書類などは、社会保障や労務管理がしっかりしている会社なら、申告せずとも用意してくれます。

しかし、雇用保険資格喪失証のように交付することが会社の義務になっていない書類もあります。その場合は年金事務所に行けば発行してもらえますが、退職後の手続きに必要な書類はできるだけ早く手元に揃えたいものです。退職後に何度も会社とやり取りをしなくて済むように、退職後に必要な手続きと、そのために必要な書類は前もって確認しておきましょう。

公認会計士・税理士 伊藤 温志

開業8年で600社ものクライアントを有するエクセライク会計事務所の代表税理士。
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