会社設立の必要書類はどんなもの?スムーズに手続きを完了させる方法

会社を設立するにあたって概要を決める

会社名を決める

会社を設立するに当たってまずは「会社名」を決めていきます。基本的には自由につけられるものですが、有名企業の名前が入っていたり、法律的に規制されている言葉を入れるなどすることで許認可がおりなくなってしまいますので気をつけましょう。社名に使える文字は「漢字」「ひらがな」「カタカナ」「ローマ字」「アラビア数字」、記号は「&」「.」「・」「’」「,」「-」です。

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また、会社名を決めたら早い段階でその会社名が「商号」として使用可能かどうかを調べておきましょう。下記の観点から調べておくことで後々のトラブルを減らすことにもなりますので重要な作業です。

インターネットでその商号(会社名)を検索してみる

インターネットで検索して、同じような業種の同じ名前の会社が存在する場合はその商号の使用を控える事を考えたほうがいいでしょう。後々トラブルに発展する可能性がなきにしもあらずです。

その会社名が法律的にみて使用可能かを調べる「商号調査」をする。

会社名を決定する前に、本店所在地の管轄の法務局で「商号調査」をしておきましょう。商号調査をすることで自分がつける商号(会社名)が現在存在する他の会社に迷惑をかけることがないかを調べることができます。近隣にすでに似た様な商号の会社が存在する場合、紛らわしいですし、営業妨害などになってしまうことがあれば訴えられてしまうこともあるかもしれません。

法律において「同じ住所に同じ名前の会社名をつけることができない」ということが定められています。そのようなことはあまりないことですが、一応確認をしておきましょう。下記参照リンクよりオンラインでも「商号調査」をすることが可能です。

また、後々になってその会社名が使用できないと判明した場合には、それまでに作成した書類(や費用)が無駄になってしまいます。そのためにも手間を惜しまず事前に法務局へ出向いて、商号(会社名)が取得可能かを法務局の相談員さんに確認しておくことです。「商号調査」をするのと同時におこなうといいでしょう。

☑「商号調査」方法:

詳細はこちら


 

会社の事業目的を決める

事業目的とは、これから設立する会社がどんなビジネスを行うかという事業内容のことです。どんなビジネスを行ってどのように利益をあげるかなどを明確に示す必要があるのです。

また、会社ではその定めた事業目的と異なる事業は行ってはならないとされています。そのため、将来的にさまざまな事業に発展させていきたいという場合にはその事業についても記載しておいたほうがよいでしょう。後で修正することも可能ですが、手間や手数料がかかりますので事前に先を見据えて慎重に決めておくことが重要です。

この事業内容が明確に示されていないと許認可がうけられないことがあります。そのため、法務局に出向いて事前に相談員に確認しておくといいでしょう。登記の最終段階になってこの事業内容が認められないとなった場合には定款を再作成しなくてはならなくなったりと大変です。その場合、定款の認証にかかった9万円の費用も無駄になってしまいます。早い段階でここを固めておくことは会社設立の手続きをスムーズに進めるうえでも重要なのです。

会社設立に必要な書類を用意する

会社の定款を用意する

定款とは会社の目的、組織、業務について定めた基本的なルールのことで、別名「会社の憲法」とも呼ばれています。株式会社を設立するにあたりこの定款は必ず作成しなければならない書類であり、決められたとおりに記載することが必要です。

定款は重要なものではありますが、厳密に作成しようとすると専門的な知識が必要になってきます。時間的、金銭的余裕がある場合はじっくり取り組んだり専門の会社へ依頼するといいでしょう。しかし、起業時は時間的にも金銭的にも余裕がない場合が多いものです。そんな場合は、起業についての書籍やネットで簡単に雛形が手に入りますので、それに沿って必要事項を記載することでも作成は可能です。その場合でも記載の仕方は慎重にルールに則っておこないましょう。

定款は「公証役場保管用」「会社保管用」「設立登記に使う謄本用」の3部用意します。

会社発起全員の印鑑証明書を発行する

会社設立の手続きで「印鑑証明書」が必要なのは「1.定款の認証をうけるとき(発起人全員分)」「2.法務局で登記をするとき(取締役全員、または代表取締役)」です。そのため例えば、発起人と取締役が同じという場合には二部必要になりますので、その必要枚数を用意します。

印鑑証明書は各自、住民票のある役所で発行してもらいます。印鑑登録をすでにしてある場合は役所へ「印鑑登録証(カード)」を持参して申請することで発行してもらえます。また、昨今では「住基カード、マイナンバーカード」があればコンビニでも発行可能です。印鑑登録をしていない場合は、住民票のある役所に登録したい印鑑を持参をし登録後、印鑑証明書の発行となります。

印鑑証明書は提出時から遡って3ヶ月以内に発行されたものでなければ手続きに使用することはできません。そのため、手続きする時期を考えて取得するようにしましょう。

収入印紙を用意する

定款は作成するだけではその効力は生じず、「公証役場」というところで確認後「認証」してもらって初めて効力が発生します。定款に記載された内容がルールに則って記載され、正規の手続きを終えていると認証してもらうことで登記するときに提出できる書類となるのです。

そして、このときに提出する公証役場保管用の定款には、印紙税として4万円分の収入印紙を貼る必要があります。収入印紙は事前に買っておかなくても、公証役場で購入することが可能です。

ちなみに、この印紙税は通常の認証ではなく「電子認証」することで必要がなくなります。もし、会社設立にあまりお金をかけたくない場合はこの「電子認証」をすることを検討しましょう。

認証費用を現金で準備する

定款の認証をしてもらう際、認証手数料として5万円と、謄本(コピー)代として約2000円程度(1枚あたり250円)を公証役場に支払う必要がありますので事前に準備しておきましょう。

公証人による入念なチェックの上もし訂正があれば速やかに訂正をし、受理が確定した段階でこの認証手数料を支払います。

資本金の払込をする

定款の認証手続きが終わったら、資本金を発起人の代表者の口座に払込します。その際、定款の認証手続きが終わる前に払込のを済ませてしまうと会社法の規定に反してしまいますので注意をしましょう。また、この代表者の口座というのは普通の銀行口座で大丈夫ですが、通帳がないタイプの口座はNGとなります。

払い込みが完了したら、通帳の「表紙」「表紙裏の氏名や口座番号が記載されているページ」「入金がわかるページ」のコピーをとります。「払込証明書」を作成し、それを表紙にしてコピーした3枚をホッチキスで留め、各ページに代表印で契印をします。

設立登記の際には、上記の「資本金の払込証明書」や、もし現物出資がある場合には「現物出資の調査報告書」が必要になります。

法務局で設立登記をする

設立登記とは、「会社名」「目的」「資本金の額」「役員に関する事項」などの法律で定められた事項を登記簿に記載してもらう手続きで、その設立する会社の本社所在地を管轄する法務局で行うものです。

必要書類(上述している意外にも揃えるべき書類はあります)をすべて揃え、法務局へ提出します。登記をする際には15万円(を下限として資本金×0.7%の金額)の登録免許税が必要になります。この登録免許税は事前に用意してもいいのですが、高額になるため法務局で提出書類をチェックしてもらってから法務局内にある印紙販売所で購入し、提出直前に貼ることをおすすめします。

書類を提出する窓口の近くには「完了予定日」が表示されていますので、その日までに何かしらの連絡が入らなければ登記が完了したということになります。また、会社設立日は手続きが完了した日ではなく書類を提出した日になります。

何らかの理由で法務局へ行けない場合は郵便でも書類の提出は行えます。必要書類を揃えて「登記申請書類在中」と封筒に明記し、できるだけ書留か配達記録郵便で投函するようにしましょう。この場合、郵便が法務局に到着した日が会社設立日となります。

必要書類を準備して会社を設立しよう

会社を設立する最初の大仕事が「設立登記」の手続きです。さまざまな書類を揃えるのは手間のかかる作業ですが、会社の基本的な枠組みを規定する大事な作業でもあります。効率化を図りながらも手を抜かずに行うことが大切です。

法務局の相談員ともしっかり相談して書類を作成していくことで、後々の訂正などの手間がかからなくなります。それによってスムーズに手続きが完了することでしょう。

公認会計士・税理士 伊藤 温志

開業8年で600社ものクライアントを有するエクセライク会計事務所の代表税理士。
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