登記簿謄本とはどんなもの?いまさら聞けない取得方法など

会社の事務所を借りるときなど、何か契約をするときには多くのシーンで登記簿謄本が必要です。
登記簿謄本とは何か、履歴事項全部証明書や現在事項証明書など種類があるが、どのような違いがあるのか、そして、どこで得すればいいのか、今更聞けないことを解説していきます。

登記簿謄本の3つの種類

表示や権利に関する不動産登記


不動産とは土地と建物のことです。その不動産の場所や状況、所有者や債権者といった情報を国が登記簿という帳簿に記録したものが不動産登記です。
不動産は大きな財産です。その財産がどのような状況にあって、どのような遍歴をたどっているのかを公のする制度が不動産登記制度です。

この不動産登記簿には、不動産を特定するための重要な情報が記載されており、これを一般に公開することで所有、権利の関係が誰にでも分かるようになり、不動産取引の安全が担保されています。不動産登記は「表題登記(表示登記)」と「権利登記」の2種類が存在します。

表題登記(表示登記)

権利の対象となる不動産の状況、建物であれば所在や家屋番号、種類、構造、床面積が表示されます。マンションなどの区分建物(一棟の建物の一部を独立して所有することができる建物)についてはその敷地権が記録される場合があります。

土地であれば所在、地番、地目(土地の種類)地積などが表示され、公示されます。不動産が新たに生じたときや、変更が生じた際には必ず所有者は登記を行わなくてはなりません。

権利登記

権利登記は登記された不動産の権利に関することです。権利者の住所氏名受付年月日など、所有権に関する内容が記載されています。
所有権の移転登記などの変更があった際の変更事項、抵当権(ローンなどの担保)などもすべて登記されます。一般的に不動産登記といえば多くの場合に権利登記を指します。

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商業登記や未成年者登記などの商業登記

商業登記とは、商人の営業上の設立から清算するまでに発生した一定の事項を、国が管理する「商業登記簿」に記載し、公示させます。
営業に関する事項を公示することで、取引の安全や第三者の利益を保護、社会的信用維持を目的としている制度で、手数料を支払えば誰でも閲覧ができ、登記簿を取得することが可能です。

また、未成年者が営業売買などの法律行為を行う場合には法定代理人(親権者双方もしくは後見人)の同意が必要になります。
これを未成年者登記といい、未成年者の氏名、出生の生年月日及び住所、営業の種類や営業所の事項を登記し、その他に添付書類として法定代理人の許可を得たことを証明する書類が必要です。

未成年者の後見人が未成年者のために代わりに営業を行う場合には後見人の登記が、営業主を代理する権限を持つ支配人を置く場合には支配人の登記が必要となります。

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株式会社や合同会社登記などの法人登記


法人登記とは、株式会社や合同会社、合名会社など、どのような形態の会社でも、会社を設立したときから解散するまでの会社の情報を記載する手続きのことです。

法人登記は法人として公に認めてもらうため、一般に会社概要を公開する制度で、この制度は法律で義務付けられています。会社情報を登記簿に記載し公示することで、相手がどのような会社なのかを知ることができ、安全かつ円滑な取引が行えるのです。

例えば新しく取引を検討する際に、登記簿を閲覧することで、相手の会社の実態を知ることができるものです。
設立はいつか、代表者は誰か実在する会社か、資本金はいくらかなど登記情報から知ることができます。
取引しても大丈夫か、支払いが滞ることはないかどうかなど、対企業が安心して取引を行うための大事な情報となります。

登記簿に記載される内容は、法人の商号、名称、本店所在地、代表者、役員、資本金、会社の目的などです。
登記簿に記載した内容に変更があった場合には変更登記が都度必要。これらの登記情報は誰でも手数料を払えば閲覧が可能です。
企業の情報を確認することができるので、企業からの新規取引の申し込みがあった際などは有効に活用できます。

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登記簿謄本と登記事項証明書の違い

コンピューターで管理されていない登記簿謄本

登記簿謄本は、コンピューターで管理されていない登記簿で、登記所(法務局)のコンピューター化に伴い閉鎖された登記簿のことです。
現在は全て登記所にてコンピューターで管理されていますが、コンピューターで管理されていない登記簿は法人の本店(または支店)を管轄する登記所で取得することが可能です。

登記事項がコンピューター化される前までは、紙の登記簿だったので、コンピューター化される前の登記簿の管理は紙の帳簿を管理していました。
そのため、その時代の記録を調べたい場合には、閉鎖登記簿謄本を請求することになります。申請書に会社の商号・本店を記載し、手数料額相当の収入印紙を購入し登記所の窓口に提出して請求しましょう。

コンピューター化された登記事項証明書

登記事項証明書とは、コンピューターに記録されている事項の1部又は全部を証明した書面のことです。現在は全てコンピューター化されているため、登記の申請があると、コンピューター化された登記簿に記録されすことになります。

コンピューター化された現在も、登記事項証明書と登記簿謄本は同じ意味で用いられることが多いですが、コンピューターでデータ上で記録された登記内容は「登記事項証明書」といい、登記事項を内容を紙に印刷して証明したものになります。

例えば、不動産登記であれば、持ち主や抵当権などの情報が、法人登記であれば事業内容や代表者や役員、資本金などの情報が記録され、どのような登記がされているのか公的に確認することが可能です。

全て電子化されているので登記事項証明書は最寄りの登記所で手数料を納付すれば誰でも請求することができ、例えば、法人であれば、相手の会社の事業内容や規模、実在、所在の確認に、不動産であれば現所有者の確認や、権利、履歴の確認に用いられることがあります。

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登記事項証明書の種類

全ての内容が記載の履歴事項全部証明書

履歴事項全部証明書とは、会社の設立年月日や取締役などの役員、就任日、会社の商号、資本金や発行株数など、現在効力がある登記事項から、それ以前の変更登記の履歴もすべて記載された書面に認証文を付したものです。

抹消された事項で現在は効力の待たない事項から、現在までのすべての変更内容が記載されていますので、登記事項証明書の取得提出が求められる場面では、登記事項証明書の中で一番情報量が多い、履歴事項全部証明書を取得するといいでしょう。

取引先、銀行や公官庁などへ登記簿を提出するように求められた場合には、この履歴事項全部証明書を取得し、提出するのが一般的です。

この他に、一部の項目について履歴を確認したい場合は「履歴事項一部証明書」、吸収合併や本店移転などの閉鎖履歴が入る「閉鎖事項全部証明書」「閉鎖事項一部証明書」があります。用途に合わせて取得するといいでしょう。

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現在有効な内容のみ記載の現在事項証明書

現在事項証明書には現在有効な登記の内容のみが記載され、認証文を付したもの。効力の無くなった末梢事項は省略されているので、現在有効な情報のみ確認したい場合には、見やすい点ではメリットがあります。

例えば、法人の登記事項であれば役員などは変更が多く、履歴事項全部証明書だと現在事項が確認しにくい場合や、不動産で効力の無い昔の所有者などの記載は必要ない場合など、現在の状況だけ分かれば十分という場合には有効です。

ただし、変更登記を一度も行っておらず、現在事項証明書も履歴事項全部証明書も記載内容自体が同じ場合でも、契約で求められる書類としては現在事項証明書では不十分とみなされることも多いので、注意が必要です。

因みに、履歴事項全部証明書も現在事項証明書も、納める手数料は同じですので、何の用途でどの書類が必要なのか、間違えると取得しなおすことになりますので、無駄を省くためにも確認してから取得しるようにしましょう。

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会社の代表者に関する代表者事項証明書

代表者事項証明書とは、代表者資格証明書ともいわれ、資格証明書に替わる証明書です。会社の代表者の代表権に関する事項で現在有効な内容を記載し、認証文を付したものです。証明書には会社法人等番号、会社の名称、事務所所在地、代表者の資格、肩書、氏名、住所が記載されています。

証明書の記載事項としては一番限定された書類になり、使用する場もかなり限定的です。代表権の証明をするための添付書類として使用されることがあります。

例えば会社の登記事項証明書を提出しても構わない場面でも、登記事項が何ページにも渡って、煩わしい場合などにはこの代表者事項証明書だと1ページで済むので有効です。

代表者事項の添付を求められても、登記上の代表者が証明できればいいので現在事項証明書や履歴事項全部証明書で代替えできることもありますが、念のため確認して取得するといいでしょう。

登記簿謄本の閲覧方法

法務局へ出向き直接閲覧する

登記簿は誰でも閲覧することができます。最近では登記がコンピューター化されているので全国どこでも閲覧が可能です。
調べたい不動産の管轄する法務局へ直接出向き、閲覧申請書を提出、登記簿が見れない場合は登記事項要約書を申請すれば、登記内容をプリントアウトした登記事項要約書が交付されます。不動産1つにつき500円、手数料は登記印紙を請求用紙に張り付けて支払います。

この要約書はあくまでも閲覧に代わるものですので郵送での取得は出来ず、登記官の認証文などもないため、証明書にはなりませんので注意してください。

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登記情報提供サービスを利用する

登記情報サービスは登記所が保有する登記情報をインターネットを使用してパソコンなどの画面上で登記内容を確認できる有料のサービスです。
利用方法は一時利用、個人利用、法人利用の3通りがあり、いずれも申し込みが必要です。一時利用の場合にはクレジットカードの即時決済、個人利用の場合は月毎のクレジットカード決済、法人利用の場合には月毎の口座引き落としになります。

登記情報はPDFファイルで提供されます。一般の利用者が自宅や事務所などで画面上で確認が取れるので、確認だけなら大幅に時間と手間を省くことができる便利なサービスです。画面上で確認できた情報をプリントアウトしても法的な効力はないので注意しましょう。

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登記簿謄本を取得する

登記簿謄本は前述のとおり、誰でも取得することが可能です。個人情報である個人の戸籍謄本とは違い、登記簿謄本は「取引の安全」を確保するためのものでもあるので閲覧同様、取得も可能になります。
登記簿謄本を取得しておけば、いつでも登記内容を確認できるので間違いはありません。

しかし、証明書としての取得ではなく、登記内容を確認する目的のためだけなら、登記情報のみの要約書の取得や閲覧で十分事足りるでしょう。
閲覧よりも謄本を取得する手数料の方が若干高いので、用途別に使い分けると少しでも手数料を節約できます。

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登記簿謄本の取り方

登記所で請求し取得する

登記簿謄本は法務局が認証したもので、登記簿の一般的な取得方法は、全国の法務局(支局、出張所、法務局証明サービスセンター)で取得できます。
登記所の営業時間は平日8:15から17:15まで。必要なものは所定の手数料の納付のみ。納付は登記印紙を購入し、納めます。

登記事項証明書交付申請書に日付、取得申請者(窓口に来た人)の住所、氏名などを記入し印紙を貼り、受付に提出して交付窓口で受取ります。法務局のホームページから申請用紙をダウンロードして事前に記載していくと時間が短縮できていいでしょう。

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オンラインで請求し取得する、必要なもの

現在法務省が提供している「登記・供託オンライン申請システム登記ねっと供託ねっと」というサービスがあります。
インターネット上から取得することができ、手数料が窓口へ出向いて申請するよりも安くなっているので、利用する方は増えているようです。

土地、建物、会社、法人の登記事項証明書がオンライン請求することができ、会社や自宅から法務局などの登記所へ出向く交通費なども考えるかかなりお得で、法務局への移動時間も節約できます。必要なものはパソコンと安全なパソコンの環境あればOKです。

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登記簿謄本をオンラインで取得する方法

かんたん証明書請求で取得する


起業をすると、何かを契約しようとするとき、登記事項証明書が必要になることが多々出てきます。その都度法務局に出向くのも、仕事が忙しくなるとますます面倒になります。そんな時にオンラインが便利です。

オンラインによる「かんたん証明書請求」とは、パソコンの環境設定が不要で電子署名やファイル添付が不要です。電子公文書の発行を伴わない登記事項証明書の請求などを対象にWEBブラウザを利用して請求できます。

まずは「申請者情報登録」を行います。法務局の窓口と同じく、誰が申請をして、何を発行依頼するのかという手続きが必要になりますのでログインして申請者IDを取得します。

初めてで不安な方には「かんたん証明書請求による体験コーナー」もあるので、試してみるといいでしょう。かんたん証明書請求では印鑑証明の請求や、登記の申請などは出来ませんので注意しましょう。

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申請用総合ソフトで取得する

登記簿謄本をオンラインで取得する際の「申請総合ソフト」とは申請書の作成から電子署名付与、送信、電子公文書の取得まですべての操作ができ、登記・供託オンラインシステムでの手続きの全てを行うことができるソフトウェアです。

利用するには申請用総合ソフトウェアのダウンロードをして、一連の作業ができるパソコンが必要になります。かんたん証明書請求も、申請用総合ソフトによる登記事項証明書の取得も同じ手数料で取得できますが、申請手続きができる種類が違いますので注意しましょう。

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オンライン請求を活用するとお得な理由

手数料が安い

登記事項証明書をオンライン請求をするメリットの一つは手数料が安いこと。郵送で受取る場合は郵送料込みで500円とお得です。オンラインで登記事項証明書の取得の申請をして、法務局窓口で受取ることもでき、窓口で受け取る場合480円です。

窓口で登記事項証明書を請求すると通常は600円なので、オンラインの方が手数料が安いうえに時間短縮ができて忙しいときほど便利に活用できます。

少しでも経費を抑えたい、自身の業務が忙しくて法務局に出向く時間がもったいないという方は、オンライン請求を活用してみるといいでしょう。手数料が安いうえに業務の時短になります。

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窓口に出向かなくても受け取れる

登記事項証明書をオンライン請求をするメリットの一つとして、郵送で受取れることも挙げられます。法務局の窓口に出向かなくともオンラインで請求し、前述のとおり請求した証明書は郵送してもらえるので交通費も節約できて助かるという方も多いはずです。

登記事項証明書が必要だということが分かっている場合は、あらかじめ自宅や事務所のパソコンからオンライン請求をしておくと時間も省くことができていいでしょう。
決済確認後の郵送となるので1日〜2日後に手元に届きます。法務局が遠くてなかなか足を運べないときには便利に活用できます。

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支払いが簡単決済できる

法務局の窓口では登記事項証明書を取得する際に、手数料額相当の印紙を購入し申請用紙に貼付をして支払いますが、オンライン請求での支払いの場合はインターネットバンキングで電子納付することができるので、あらかじめ収入印紙を用意する必要はありません。

かんたん証明書請求・供託かんたん申請の「電子納付」ボタンもしくは申請用総合ソフトの「納付」ボタンをクリックしてアクセスします。
利用する金融機関を選択してインターネットバンキングにアクセスして電子納付を行います。
インターネットバンキングで簡単決済することで、請求手続きがWeb上で完結できて便利です。

また、インターネットバンキングの他、Pay-easy(ペイジー)対応のATMからでも、簡単に納付決済ができて便利です。
使い方は操作画面に添って入力していくだけなので、利用してみるといいでしょう。

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受付時間が長い

法務局の窓口の業務時間は平日午前8時30分〜午後5時15分なので、その間にしか手続きすることができません。
平日のこの時間帯は、ほとんどの方が勤務中で、なかなか受付に行けないという方も多いのではないでしょうか。
しかし、オンラインで手続きする場合は平日の午前8時30分〜午後9時まで受け付けしてくれるので便利です。受付時間が長いところはポイントの高いメリットといえます。

また、請求した証明書を窓口で受取ることも可能です。急ぎの場合で郵送されるまでの余裕がない場合には、あらかじめオンラインで請求しておき、最寄りの法務局や法務局サービスセンターで受取ると、通常よりも待ち時間が短縮されていいでしょう。
(午後5時15分以降の請求は、翌業務日午前8時30分以降の受付になります)

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いざという場合のために登記簿謄本のコピーを取っておこう

会社を設立したとき、オフィスを契約したり、会社名義で銀行口座を開設したり、融資や補助金を申し込みするときなどには必要書類として登記簿謄本を求められ、そして多くの場合は履歴事項がすべて記載されているものが必要となります。

普段の業務の中では全くといっていいほど必要のない登記簿謄本ですが、いざ必要になったときにはオンライン申請しても郵送では間に合わないかもしれなかったり、タイトなスケジュールをこなしている場合、なかなか法務局まで受け取りに行く時間が無かったり、焦ってしまうものです。

変更登記申請中には謄本を取得することができないため、特に注意して、1部は変更前の資料を持っておくようにすると安心です。
いざというときの安心のために、登記簿謄本のコピーを取っておいて手元に保管しておきましょう。

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