【記帳は大切】自分の会社は自ら管理して守り確定申告をスムーズに

記帳することはとても大切なことで、確定申告をスムーズに行うことができます。経理や会計を他の人に任せる人もいますが、自ら管理をすることで、自分で会社を守ることができます。申告の種類で帳簿が異なりますが、記帳をする習慣は変わりません。

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記帳が大切な理由

税金の控除を受けることができる

記帳を行うことは、とても大切です。なぜなら、記帳をして申告することで、税金の控除を受けることができるということが、大きな理由の一つとしてあげられます。確定申告では、納税者が自分の支払う税金を確定させるための手続きをします。

その年の1月1日〜12月31日までの1年間で、売上から経費を差し引いた金額やその他の控除などを計算して、税務署に申告します。そこから、本来納付するべき所得税を確定するのです。確定申告には青色申告、白色申告の2種類あり、どちらかを選ぶことになっています。

青色申告を行う場合は、あらかじめ税務署に申請する必要があり、申請書を提出していない方は、白色申告になります。青色申告、白色申告、どちらも記帳義務がありますが、青色申告を行うことで、特別控除を受けることができます。青色申告にも3種類ありますが、簡易簿記の記帳なら初心者でも行えます。

税務署が一方的に修正するのを防ぐ

記帳を行うことで、税務署が一方的に修正することを防ぐことができます。その日の現金の動きを記帳し、領収書を分かりやすく保管しておくことで、動かぬ証拠として証明することができ、経費としての出費を主張することができます。

また、自分自身もお金の動きや、現金がどれくらいあるのかを把握することができ、店の実態を知ることができます。記帳を疎かにしていると、現金が今どれくらいあるのかを把握できずに、意味のない出費も増えてしまいます。

自分でも把握できない場合は、税務署が一方的に手を加え、修正する場合もあるので、記帳義務のない白色申告の方でも、最低限の記帳は行っておくとよいでしょう。

もしものときの正当性を主張できる

記帳をきちんと行っておくと、もしものときの正当性を主張することができます。税務署だけではなく、他の会社から、支払いの請求があっても、日々の記帳や領収書が支払いの証明になるので、二重に支払うことを未然に防ぐことができます。

記帳や領収書を管理していないと、支払った事実を証明することができず、記憶も定かではない場合、正当化することが難しくなります。日々の記帳をきちんと行うことで、お金の動きを把握することができ、二重請求を防ぐことができます。

また、記帳をしたり、領収書を管理しておくことで、過去の支払いや、どの商品にどれだけの出費がかかったのかなどを見直すことができ、これからの経費削減への意識を高めることにもつながります。

事業者などは通帳以外に帳簿も必要

事業者は、通帳以外に帳簿も管理するようにして、現金の動きを把握できる帳簿の記帳を心がけましょう。通帳からは自動で引かれるので、記帳する必要はないため、合計を把握して残高が足りなくならないように管理をすることが大切です。

また、通帳とは別に、帳簿にも記帳を行うことで、確定申告のときに手続きをスムーズに行うことができ、自身でもお金の動きを把握することができます。支払いは全て通帳から行っているという方でも、現金を使う機会は必ずあります。

経費として購入するものや、家事費として購入するものが出てくるので、そのような少しのお金でも、きちんと記帳しておくようにしましょう。

白色申告で必要な記帳内容を知ろう

事業に関連した売上

白色申告は、以前は記帳の義務化がなかったのですが、平成26年1月から記帳と帳簿書類の保存が義務化されています。白色申告でも、売上や経費を計上しないと、どれだけの所得があったかということは分からないため、記帳が必要になります。記帳の方法は、青色申告の簡易簿記による10万円控除と、ほとんど変わりません。

白色申告では、単式簿記という家計簿のような簡単な記帳でよく、管理も複雑ではないことがメリットです。やり方ですが、簡単な帳簿を作成し、項目が分かるようにノートに記帳すればOKです。

売上は、事業に関連していることがわかる明細や、領収書を別に保管しておきましょう。簡単でも、項目が分かるように仕訳して、詳細も明確に記載しておくと、さらに分かりやすくなります。手書きでもよいですが、会計ソフトを利用する方も多いです。

雑収入などの売上以外の収入

雑収入などの売上以外の収入も、分かりやすく項目に分けて記帳しましょう。たとえば、お酒の空き瓶を業者へ返却して、空き瓶に対しての入金があった場合、古紙回収の際に受け取った場合の入金、自動販売機の販売手数料が入金された場合など、売上とは直接関係のない収入を得る場合があります。

このような場合でも、全て雑収入になるので、売上高に計上する必要があります。雑収入は、ポケットマネーにしてしまう方が多いのですが、これでは売上高計上漏れとなり、税務調査で追徴課税を受けることに。

金額が高ければ高いほど、売上として計上しないと税務署に注意されてしまうので、きちんと計上するようにしましょう。今までポケットマネーにしていた方は、雑収入も売上に計上して、しっかりと管理をすることが大切です。

現金などの仕入

白色申告の帳簿は、単式簿記という簡単な帳簿をつけます。家計簿やお小遣い帳のようなシンプルな記帳方法になります。現金などの仕入の動きが分かるように、日々の現金の収入と支出を記帳していきます。

金額が少ない場合は、1日分をまとめて記載することも可能になります。帳簿をつけることは、面倒な作業に感じますが、白色申告の場合は単式簿記なので、なるべく1ヶ月に1回は確認して作成していきましょう。

収入金額や必要経費を記載した帳簿や、請求書、領収書などの書類を整理して保管する必要もあります。帳簿に記帳するだけではなく、このような証明となる資料を保管することも大切です。日にち、相手との取引先が分かる名称や内容、項目、金額をきちんと記入し、帳簿を管理していきましょう。

雇人費や外注工賃などの仕入以外の費用

白色申告の場合、家族以外の従業員の給料は、経費として計上することができますが、家族である専従者への給料は経費にすることができません。個人事業主の給料や生活費は、事業主貸で処理することが一般的です。従業員への給料は、給料賃金で処理し、経費として計上されます。

個人事業を行う場合は、事業を手伝ってくれる家族への給料を別に考えるようにし、家族従業員のことを専従者といいます。専従者への給料は、白色と青色申告では、処理の方法が異なるので注意しましょう。

白色申告の場合は経費にできませんが、白色専従者控除として控除の対象になり、最高で86万円までの控除額になります。外注工賃は、スタッフと業者で違います。外注工賃になると、消費税を乗せて支払っていると考えます。スタッフの場合は、消費税がかからないので、雇人費と外注工賃は分けて計上しましょう。

青色申告で必要な記帳内容を知ろう

5種類の簡易帳簿が必要

青色申告の簡易簿記による記帳方法では、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳の5種類の帳簿が必要になります。この帳簿は白色申告と同じで、内容も同じものになります。青色申告と白色申告は、同じ簡易簿記によって記帳しますが、「青色申告承認申請書」を提出すれば、10万円の特別控除が受けられるのです。

青色申告では、さらに法人と同様に複式簿記を導入することで、控除額が65万円になります。その場合、新たに総勘定元帳や仕訳帳などを用意して複式簿記を導入するか、これまでの簡易簿記を応用するかのどちらかになります。

もう一つの青色申告のメリットととして、3年間赤字を繰り越せることもあげられます。また、家族や親族へ支払う事業専従者給料を、全額経費として計上することも可能です。

現金出納帳は売上や返品などを記帳する

現金出納帳には、現金売上、返品、雑収入、預金、引き出し、売掛金、回収、給料、店員、修繕費、買掛金、生活費などの現金が動く科目を記帳していきます。1日の取引を現金出納帳に記載することで、現金の動きがわかり、残高をマイナスにさせることを防ぎます。

記入する項目は、日付、内容、入金、出金、残金とするのが一般的です。現金の出し入れの内容に応じて、入金または出金に記入し、残高を計算して記入していきます。このように、家計簿のように簡単に記入することができます。

現金出納帳には、返品なども記帳します。返品により現金が動くことになるので、この動きを仕分ける必要があります。相手に返す場合は現金が減り、返金された場合は現金が増えます。この処理もきちんと記帳しましょう。

売掛帳は売掛金の回収などを記帳する

売掛張には、売掛金の回収、返品、代金、値引きなどの勘定項目を記帳していきます。売掛金とは、売上金の帳簿上の未収金のものを指します。通常、1ヶ月毎に請求し、それに対して相手先が支払いをする仕組みです。

この流れを管理する台帳が、得意先元帳になり、売掛金の発生や回収、残高が記入され、それぞれの相手先ごとに管理できるようになっています。未収金の売上金ですが、きちんと回収することができれば、そこで初めて売上として帳簿に記帳するわけです。

売掛金は、まだ入金されておらず、「売上見込み、権利」として考えた方が分かりやすいです。そのまま売上として計上できる場合もありますが、売掛金として処理しなければならないケースもあります。きちんとお金の流れを帳簿に記載し、処理していきましょう。

買掛帳は買掛金の支払などを記帳する

買掛張は、買掛金の支払いを記帳していく帳簿になります。商品を仕入れ先から購入した場合、現金の減少という処理になりますが、仕入れ代金を後日支払う場合は、負債である買掛金として処理します。

相手の店側にとっては、後日お金を支払ってもらうことを約束して商品を渡す、売掛金という処理になります。仕入れ商品を値引きしてもらうことができた場合、買掛金を減額する名目によって異なります。勘定科目は仕入れ値引きになりますが、買掛金に含めて計上するケースが一般的です。

買掛金は、あくまでも「ツケ」と同じことなので、できるだけ買掛金が多くならないように注意しましょう。また、買掛金が増えても支払期日を守り、入金するマナーを守って取引を行うことが大切です。そして、帳簿上の記載も怠らずに行いましょう。

経費帳は仕入以外の修繕費や税金などを記帳する

経費帳は、仕入れ以外の修繕費、税金などを記帳していく帳簿になります。経費帳の項目が最も多く、運賃、交通費、消耗品費、通信費、車両費などが経費になります。

人件費を除いた諸経費を、帳簿に記帳していきます。経費があまりにも多くなってしまうと、経費倒れになって赤字になり、会社の機能を失う倒産ということになりかねません。したがって、経費の出費を抑えた経費削減を意識して、営業していくことを心がけていきましょう。

税金なども記帳でき、税金は全て租税公課として処理されます。個人事業税、固定資産税、自動車税なども租税公課として、経費に計上できます。

固定資産台帳には減価償却資産を記載する

固定資産台帳には、減価償却資産を記載します。減価償却とは、高額で長期にわたって利用できるものを、数年、数十年に渡って少しずつ経費として計上する仕組みのことをいいます。店の店舗を購入した場合、改修費、建物、車両など、店に直接かかわるものでも高額な場合は、全額をその年の経費にすることができないのです。

少しずつ経費として計上するために、法定耐用年数があります。これなら、このぐらいの期間は使用できるという年数のことで、耐用年数と償却率が決められています。店舗や建物、車両などの減価償却資産を記載することで、長い期間をかけて計上することができます。

正当性を主張するためにも記帳は大切

日々の記帳をきちんと行うことで、確定申告時にスムーズに手続きを行うことができ、正当性を主張することもできます。記帳は面倒に感じる方でも、会計ソフトを活用する方法もありますが、地方などの商工会が運営している「ネットde記帳」を活用することもよい方法です。

自分の会社の実態を把握し、経費削減をして利益を生み出すことにもつながるので、日々の記帳はしっかりと行っていきましょう。青色申告と白色申告は、どちらも記帳が義務付けられているので、きちんと管理していくことが大切です。

公認会計士・税理士 伊藤 温志

開業8年で600社ものクライアントを有するエクセライク会計事務所の代表税理士。
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