確定申告で経費として認められるものとは?種類や気を付けたい注意点

面倒なイメージの強い確定申告は、支払うべき税金が決まる重要なもの。個人事業主の場合、経費も一緒に申告することで収入から差し引くことができ、さまざまなメリットを受けることができます。経費について正しい知識を身に付け、節税対策に役立てましょう。

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確定申告で経費を差し引くメリット

税金が安くなる

確定申告では、売り上げなどの他に、経費も申告することができます。事業を運営していく上でかかるさまざまな費用を、経費として計上することで、いくつかのメリットを得ることができるのです。一番のメリットは、支払うべき税金を安くすることができるという点でしょう。

個人事業主の場合、売り上げなどで得た収入がそのまますべて所得となるわけではなく、かかった費用を差し引いて所得が決定します。実際に、売り上げがすべて利益となっているわけではなく、経営にはさまざまな経費がかかっています。

所得額が大きいほど、所得税は高くなるもの。売り上げ額全体ではなく、経費が差し引かれた所得の部分にだけ所得税がかかることになるので、所得税を安くすることができるのです。

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赤字になれば翌年に繰り越せる

個人事業を運営していると、年度によっては、必要経費がかかりすぎてしまい、赤字となってしまうこともあります。売り上げがあっても、仕入れや経費を差し引くと赤字になってしまうという場合には、その経費は、翌年に繰り越すことができます。

赤字になってしまった年は、売り上げ−経費=所得0となり、所得税はかかりません。さらに、その翌年には、その年の売り上げから、繰り越しておいた経費を差し引くことができるので、所得額が減り、支払うべき所得税を少なくすることができるのです。

赤字は、3年間繰り越すことができますが、この制度を利用できるのは、青色申告のみ。白色申告の場合には繰り越すことができないので、注意が必要です。

経費として認められる種類

事業に関わる費用

経費として認められるのは、基本的に、事業に関わる費用となります。事業所の家賃や管理費、光熱費、通信費、交通費、広告費など、事業を運営していく上で必要な費用が、経費として計上されることになります。

申告書には、租税公課、荷造運賃、水道光熱費、旅費交通費、通信費、広告宣伝費、接待交際費、損害保険料、修繕費、消耗品費などの費目が記載されています。租税公課とは、事業所や車などにかかる税金のことで、固定資産税や事業税、自動車税などが挙げられます。

建物や車など、長期間に渡って使用され、価値の下がっていく高価なものにおいては、減価償却費として、各年ごとに配分して計算します。

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按分すれば家賃などを計上できる

基本的に、経費とは事業にかかったものであり、自宅の家賃や光熱費、車に関する費用は計上することができません。ただ、個人事業主の場合、普段生活している自宅を、事務所として利用することも多いでしょう。

自宅や自家用車を、事業用に利用している場合に限り、按分することで経費として一部を計上することができます。きっちり分けることは難しいですが、使用する面積や、量、時間などに応じて割合を決めて算出していくことになります。

自宅だからといって、スペースを決めずにいると、事業に関わる大切な書類とプライベートなものが混ざり、整理しにくくなるものです。あらかじめ、仕事を行うスペースや、書類などの保存場所を決めておくと安心です。

家賃や光熱費、自動車税、固定資産税などは、積み重なっていくと大きな金額になりがち。経費として計上できると、節税効果をより高めることができるでしょう。

経費にする上での注意点

個人の生活費は経費にはならない

個人事業主となると、仕事とプライベートの区切りがつけにくいもの。事業と生活、それぞれにかかる費用も、混同されやすくなってしまいます。しかし、経費として計上するためには、費用の面で、しっかり線引きをしておくことが大切です。

ただ、明らかに経費であるとわかるものはいいのですが、経費として計上できるか否か、非常に微妙なシーンも多いもの。飲食代などは、ただ食べただけでは経費にはなりませんが、会議や打ち合わせを行うのであれば、経費として計上することもできます。

この辺の判断は非常にわかりにくいところですが、事業につながる内容であるかどうかが判断のひとつの基準となるでしょう。仕事につながることであるか、それともプライベートとしてのことなのか、良識を持って判断していきたいところです。

当然のことながら、個人の生活費は経費にはなりません。同じように経費として申告してしまうと、事実とは異なるため、本来の経費としての部分さえ、認められなくなってしまいます。法人と比べ、プライベートとの線引きが難しい個人事業。

不明瞭な部分だからこそ、しっかりと区別することを意識することが大切です。

事業に関係ない費用は計上できない

経費とは、事業に関わる費用のこと。事業に関係のない費用は、計上することができません。事業とは一切関係のないものを購入した費用や、プライベートな食事代、慶弔費など、事業とは関係のない部分になるため、経費としては認められないのです。

経費とプライベートの支出はしっかりと分け、事業に関係のない費用を計上してしまうことのないようにしましょう。領収書をもらうときも、プライベートのものと混同しないよう、分けておくと安心です。

按分する際は常識の範囲内で

自宅や自家用車を事業に使用する際、使用する割合を決め、按分することで、かかる費用を経費として計上することができます。家賃は、使用する床面積を決め、全体における割合によって、経費となる費用を算出していきます。

電気代も、コンセントの数や時間によって計算することができますが、水道代やガス代は、家庭における使用が大半を占めることになります。いくら事業として使用していたとしても、単純に時間などで按分していては、プライベートの部分まで経費として計上してしまうことになります。

個人事業となると、仕事とプライベートの区別があいまいになりがちなもの。実際に使用する割合通りにきっちりと算出するのはなかなか難しく、不明瞭になりやすい部分です。だからといって、経費の部分を必要以上に多くするのはNG。

按分する際には、常識の範囲内で行うようにしましょう。

領収書は詳細が分かるものを保管

さまざまな支出を経費として計上するために欠かせないのが、領収書やレシートです。経費として計上するためには、支払い内容がはっきりとわかるものが必要です。レシートは、購入したものの名称や金額が明確なので、証明書として利用しやすいでしょう。

手書きなどの領収書は、購入した内容がわかりにくいため、但し書きの部分にきちんと記入してもらう必要があります。さらに、裏に、買ったものや数量などをメモしておくと安心です。特に食事代などは、経費となるか否か、非常にわかりにくい部分。

食事代としての領収書をもらったら、裏面に、日時や同席した取引先の名前、人数、店舗名や住所などをしっかり書いておきましょう。食事を行った目的も書いておくと、領収書をより明確なものとして、いざというときに便利です。

経費として申告する際、領収書自体の提出は必要ありませんが、誤りや漏れなどがあった際に提出を求められることがあります。さらに、確定申告の用紙を無事に受理されたあとも、書類として7年間保管しておく義務があります。

サイズや大きさが異なり、バラバラになりやすい領収書は、自分なりにきちんと整理をし、保管しておきましょう。

領収書がないものも計上できる

領収書が発行されないものや、領収書の紛失時には、出金伝票を使うことで経費としてしっかり認められます。冠婚葬祭で贈る慶弔費も、出金伝票で残しておきましょう。また、電車賃や自動販売機での購入時にも、領収書の発行はありません。

出金伝票を使用することで、さまざまな場面に対応することができ、経費として計上できなくなるのを防ぐことができるのです。領収書がないと経費にできないと思っている人も多いもの。出金伝票を活用することで、経費としてきちんと認められることができるのです。

確定申告の経費の書き方

会計ソフトを活用する

経費として計上し、所得税を抑えるためには、確定申告で経費をきちんと申告する必要があります。確定申告の用紙を使い、必要事項を記入していきますが、慣れていないと大変な作業です。確定申告を面倒だと感じる人が多いのもうなずけるでしょう。

会計ソフトは、画面の指示に従って入力するだけで、スムーズに確定申告の書類を作成することができます。普段の帳簿付けも簡単で、自動計算されるので、計算する手間を省くことができ、計算ミスも少なくできるでしょう。

会計ソフトを活用することで、帳簿や確定申告における手間を減らし、効率よく行うことができるのです。

経費でよく使う勘定科目を作る

確定申告用紙や会計ソフトには、あらかじめ、さまざまな勘定科目が記載されています。基本的な項目は揃っていることが多いので、そこに合わせて仕分けていくとよいでしょう。必要以上に項目を増やしてしまうと、かえってわかりにくいものになってしまいます。

どの勘定科目にも当てはまらないものなどは、雑費として処理しましょう。ただし、雑費があまりに多くなってしまう場合には、勘定科目を増やすのもひとつの手段。内容をわかりやすく、集計しやすくすることができます。

経費の内容は、事業内容によって異なります。その事業ならではの、経費でよく使う勘定科目を作ることで、計上しやすく事業にかかる経費を見直すきっかけともなるでしょう。

領収書がないものはノートに記録

領収書がないものについては、出金伝票で対応できますが、内容が不明確だと、必要経費として認められないことがあります。領収書がないものについては、支払い内容をノートにしっかり記録しておくことで、経費としての証明となるでしょう。

日付や支払内容、金額、支払先の名称や住所など、いつ、どこで、何のために、いくら使用したのかを明確にします。そうすることで、領収書がなくても、必要経費として認められる可能性が高くなるのです。内容がはっきりすることで、自分が見直す際にも便利でしょう。

確定申告で節税するために経費を管理しよう

個人事業主にとって避けては通れない確定申告。申告する内容によって、支払うべき税金も大きく変化するため、損することのないよう申告したいものです。消耗品や交通費、家賃、光熱費、税金など、事業にかかる経費は、幅も広く、さまざま。

自宅や自家用車を使う場合には、一部を経費として計上することも可能です。知っているのと知らないのでは大きく変わってくるため、正しい知識を身に付けておくことが大切です。経費をきちんと管理して、節税効果を高めましょう。

公認会計士・税理士 伊藤 温志

開業8年で600社ものクライアントを有するエクセライク会計事務所の代表税理士。
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