年末調整の際に必要書類となるものは何?ポイントをチェック

年末調整の用紙をもらって、いざ書こうと意気込んだものの添付する必要書類は何があるのかと迷ってしまいますよね。ポイントを絞って年末調整について必要な書類を掘り下げていきます。ミスなく正しく記入して、年末調整をスムーズに行いましょう。

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年末調整で使う必要書類の重要な点

年末調整の必要書類一覧

年末調整はそもそも給与の支払いを受けている人に対して、毎月の給与や賞与から天引きされる所得税を清算する為の手続きです。そのための申請書の記入に頭を悩ませる人も多くいますよね。また、該当するのであれば必要となってくる書類も多くなってきます。
年末調整で必要書類として上げられるものは5種類の証明書や領収証があり、そして記入しなければならない用紙が2枚ですので、多い人でも合計7枚の書類が必要となります。該当すれば用意しなければならない必要書類は以下の通りです。

☑生命保険料控除証明書 (一般用・個人年金用の2種類ありますので必要なもの)
☑損害保険料控除証明書 (短期・長期の2種類がありますので必要なもの)
☑国民健康保険料の領収書等 (支払金額の分かるものですが、提出義務はありません)
☑国民年金等の領収書等(支払金額の分かるものですが、提出義務はありません)
☑配偶者の収入明細 (見積額が分かるものがあるのであれば、提出義務はありません)

この5種類が添付する証明書や領収書です。上から4つ目までは年末調整で年内に控除する本人が支払ったものに限りますので、間違えないようにしましょう。また配偶者の収入証明ですが、源泉徴収票は年末調整が終わってから出るものですので、源泉徴収票の提出は基本的にはできませんので、不要です。
これ以外に、記入しなくてはならない事業主などがもらう「扶養控除等(異動)申告書」の本年と次の年のものを記入や修正した上で提出となります。

年末調整で必要な書類の書き方

年末調整で必要となった書類の書き方ですが、まず記入すべき書類は以下の3つになります。

☑給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
☑給与所得者の保険料控除申告兼給与所得者の配偶者特別控除申告書
☑給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書

これらの書類が必要となりますが、記入方法は該当者によってさまざまで、本当にすぐに終わってしまう人なら、1つ目と2つ目に本人の名前と住所を記入して印鑑を捺印して終わる人もいます。書き方を迷ってしまう人も多くいるので、説明用紙を見て目にしたことのない言葉があったりするので、パニックにならないように確認していきましょう。

まず一つ目の給与所得者の扶養控除等(異動)申告書です。年末調整対象者本人の氏名と住所、配偶者の有無などを記載し氏名の横に捺印します。控除対象配偶者、扶養親族、年末調整対象本人が障がい者、学生などに該当しなければ記入は終わりです。
中央にある控除対象配偶者には、対象となる生計を一にしている年収103万円以下の配偶者がいる場合のみ記載します。また控除対象扶養親族(16歳以上)に関しても扶養家族のうち、その年の12月31日時点で16歳以上の人がいれば記入します。

次の障害者、寡婦、特別な寡婦、寡夫、勤労学生の欄は年末調整の本人がこれらに該当する場合のみ記入します。このようにすべてに記入しなければならないというわけではなく自分に該当するところだけ記入しましょう。また、初めて会社で勤め始めるとき以外は、大体ある程度印字されていることが多いので変わったところは修正し、足りないところを記入します。

残り2つに関しても該当が無ければ記入は不要です。給与所得者の保険料控除申告兼給与所得者の配偶者特別控除申告書は、最初の氏名や住所など1番上の部分を全員記入して、以下に該当しなければ記入はそれ以上ありません。

☑給与所得者の配偶者特別控除
☑社会保険料控除
☑小規模企業共済等掛金控除
☑生命保険料控除
☑地震保険料控除

これに当てはまる人は該当する部分のみ記入します。給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書は住宅ローンなどを利用してマイホームを購入した人となります。以下に国税庁から出ている年末調整の書き方などが分かるHPを参考としてのせておきますので、ご確認ください。

詳細はこちら

年末調整の手続き方法

年末調整の手続き方法は、年末調整の用紙を受け取り、必要な箇所に記入および捺印。そして控除などの証明に必要な証明書があれば用紙の決まったところに添付します。必要書類が多ければ大変になりますので、前もって準備できるものは用意しておくとよいかもしれません。
手続き的には、期限までにすべて終えて会社に提出するという流れです。万が一、年末調整で申告したにもかかわらず漏れがあった場合には、勤務先担当者に訂正事項を伝えて、年末調整の再調整を依頼しましょう。

年末調整の提出方法

年末調整は、1月から源泉徴収で払ってきた所得税額と年収が確定した時点で再計算した所得税額との過不足がないか清算する手続きですので、年末調整の必要書類は、会社から用紙をもらう11月頃にはそろえるようにしましょう。

また提出方法は必要書類に記載をし、必要な証明書などを添付して揃え、会社の事務に提出したり事業主に提出しましょう。また国としては1月31日までに年末調整を終えることになっていますが、一般的な会社では11月はじめに年末調整の用紙が配布され、11月末までの期限としているところが多くあります。理由としては、提出後にたくさんの手続きを踏まなくてはならないためですので、期限はしっかり守りましょう。

年末調整の確認方法

自分の記入した年末調整の手続きが、間違えがなくできているのか確認する確認方法としては、インターネットにつながるPCなどがあれば誰でもできます。
用意するものは、調べる年の1月から12月の給与明細・賞与明細、源泉徴収票、あるのであれば年末調整のときに記入した扶養控除申告書や保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書の写しです。

何かおかしいと感じるのであれば、まずは給与明細から給与、社会保険、源泉徴収税額の集計をして源泉徴収票の額と間違っていないか確認しましょう。そのうえで、大変かもしれませんが国税庁のサイトのリンクから、確定申告のコーナーで数値をすべて入力することで、間違えがないか判断ができます。

他にも確認方法はありますが、それは源泉徴収票の必要な欄に何も記載されていない状態で手元に来た場合です。例えば控除の対象である配偶者や扶養家族を記載したにもかかわらず、配偶者控除や扶養控除など一切反映されていませんので、かなりすっきりと余白の多い源泉徴収になります。この場合は速やかに会社に報告することが必要ですので、迅速に対応しましょう。

年末調整住宅ローンで用意する必要書類

売買契約書と建築請負契約書

年末調整の際に、住宅ローンなどでマイホームを購入した際には「給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書」が必要です。こちらの記入とあわせて必要な書類があります。
住宅ローン控除を受けるためには、1年目はご自身で確定申告をしなくてはなりませんが、2年目からは会社の年末調整で住宅ローン控除が受けられるようになるのです。

その中の1つが「売買契約書または建築請負契約書」です。どちらも写しを用意すればよいのですが、習得した住宅の種類によって必要な書類が変わります。
土地付きの家屋(マンションや建売住宅など)を購入した場合には、どちらかの契約書の写しと「敷地の売買契約書」の写しが必要となり、そのほかの場合には「売買契約書または建築請負契約書」の写しが必要となりますので、間違えないようにしましょう。ちなみに、この契約書はハウスメーカーや建築業者からもらうことができるものです。

マイナンバーの本人確認

2017年から住宅ローン控除のために、マイナンバーでの本人確認が必要となりました。そこで、マイナンバーカードがあるかないかで必要な書類も変わってきます。マイナンバーカードをお持ちの場合は、カードのコピーを添付すればOKです。
マイナンバーカードを持っていないという場合は、マイナンバー記載の住民票の写しと運転免許証やパスポートなどの本人確認書類のコピーを添付することで代用ができます。住民票は市町村・区役場にて発行ができますが手数料がかかりますので、ご確認ください。

勤務先の源泉徴収票

会社員の場合は、このほかに年末調整が済んだ後の12月から翌年1月ごろ会社から渡される「源泉徴収票」が必要となります。もし年の途中で転職した場合は源泉徴収票は2枚になりますが、その2枚どちらもあわせて提出が必要です。こちらに関しては源泉徴収票の原本が必要となりますので、間違って写しを入れてしまわないように注意してください。

金融機関からの住宅ローン借入金残高証明書

住宅ローンを組んだ銀行から発行してもらうことのできる、住宅ローン年末残高証明書も必要です。こちらは11月から12月頃に住宅ローンを組んだ銀行から送られてくるのですが、銀行によっては依頼しないと送られてこない場合もあります。
住宅ローン控除を受けるのであれば、しっかり届くように銀行に連絡することが望ましいです。送られてくるかわからないのであれば証明できません。こちらには、年度末時点での住宅ローンの残金がいくらあるのかが記載されています。

土地や建物の登記簿謄本

住宅ローン控除を受けるのであれば、用意しなければならないのがこれまでのものとあわせて、「土地や建物の登記簿謄本」(登記事項証明書)です。こちらは法務局より発行してもらうことができるものです。
地域の法務局の窓口もしくわHPから郵送してもらうように申し込むこともできます。どちらも手数料がかかりますのでお忘れのないようご注意ください。

転職者や退職した場合の年末調整

転職者は新しい会社で年末調整する

年内の1月から12月の間で転職をした場合には、転職先である新しい会社で年末調整を行うこととなります。前の職場の給与なんか関係ない、と思ってはいけません。所得税は1年間の所得に基づいて計算されるものですので、前の職場と今の新しい職場の両方の所得の証明が必要となります。

新しい職場でスムーズに年末調整ができるように、転職前の職場から「給与所得の源泉徴収票」を受け取ることを忘れないでください。その源泉徴収票を新しい職場に提出し、控除の対象になる保険料や配偶者、扶養家族の証明を提出することができるのです。
年末調整では源泉調整分と算出された税金額と照らし合わせて、多く払いすぎたものは差額が返ってきますし、足りない分は収めなくてはならないのです。

退職者は確定申告を行うこと

転職ではなく退職した場合は確定申告をすることとなります。1年の途中で退職をし、再就職先が決まっていない人の場合には会社に勤めていませんので、確定申告が必要です。
確定申告の際には、その年の「平成○年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」と「平成○年分 給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」が必要となります。あわせて控除の対象となる証明書があれば所得税の控除も受けられますので、提出に必要な書類は以下の通りです。

☑保険料控除を証明するもの(保険会社から送付されるはがき)
☑社会保険料を自ら支払ったことを証明する書類
☑配偶者控除対象であれば配偶者の収入証明できるもの
☑住宅ローン控除に必要な書類
☑医療費控除に必要な証明書や領収書

該当すれば用意して、確定申告をする2月〜3月中旬までに用意しておきましょう。

転職も退職も年末調整、確定申告は必ず行うこと

転職、退職どちらの場合でも年末調整、確定申告は必ず行いましょう。以前の職場の給料は所得に関係があるからです。給与を得た時点で所得は発生しています。しっかり前の職場の給与所得の源泉徴収票を受け取り、手続きをしましょう。
また、両方の清算をしっかり行うことでメリットもあります。正しく所得税の控除を受け取ることができるということと、退職者で再就職先が決まっておらず確定申告をしっかりしていれば、所得の控除や次の年にかかる所得税を安くすることができます。

年末調整必要書類を早めに集めて書類不備を失くそう

該当すればそれだけ必要な書類も多くなりますし、出してくれるところも違ってくるのが分かりました。年末調整時期には、必要になる証明書を発行してもらいたいという人が多くいますので、メモをとるなどして必要書類の不備がないように、発行先に早めに証明書を出してもらえるよう申し出ましょう。

また何箇所も回らなくてはいけないという場合もあります。インターネットをうまく使ったり、この場所で発行してもらわなければならないものはコレだ。というように、二度手間になってしまわないように自分自身で理解することも大切です。書類の不備があるといつまでの申告書は通りませんので、しっかり提出前にもう一度必要書類をチェックしましょう。

公認会計士・税理士 伊藤 温志

開業8年で600社ものクライアントを有するエクセライク会計事務所の代表税理士。
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