給与支払報告書と源泉徴収票の提出の仕方。効率良く楽に行う方法。

給与報告書や源泉徴収票は、年度末に忙しくなってしまって時間に追われてしまい残業続きになってしまう・・・そんな悩みも毎月の給与明細を源泉徴収簿にとどめておくことで、業務効率が高くなります。便利になったものをうまく利用し、余裕を持って仕事ができるようにするために、提出の仕方について見ていきましょう。

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給与支払報告書と源泉徴収票

2つの法定調書の違い

給与支払報告書は、前年の1月1日から12月31日までの間、事業所等が給与を支払った場合、支給した事業所が、給与を受け取った人が1月1日時点で住んでいる市区町村に提出しなければならない書類です。
1月1日の段階で、給与の支払をしている事業所等は、1月31日までに前年中の給与所得の金額などの情報を、給与を受け取っている者の1月1日の時点で住んでいる市区町村に二通提出しなければならないこととなっています。一通で良い市区町村もあります。ただし、給与の額が30万円以下の退職者については提出しなくても良いです。

市区町村では、提出された給与支払報告書等に基づき住民税を課税します。 提出が義務づけられているため、提出しなかった場合や虚偽の記載をした場合は、1年以下の懲役または20万円以下の罰金を科せられることとなっているので、注意が必要です。

源泉徴収票は、給与支払報告書と記入方法は同じで、一枚の用紙に記入します。給与・退職手当・公的年金等の支払をする側が、支払額や源泉徴収した所得税額を証明する書面です。所得税法第226条を根拠としています。
給与所得の源泉徴収票、退職所得の源泉徴収票、公的年金等の源泉徴収票の3種類があります。すべて給与・退職手当・公的年金等の支払者が2通作成し、1通を税務署にに提出し、1通を支払を受ける者に交付します。翌年の1月31日までに交付すれば良いことになっています。

エクセルとPDF2つの様式と入手法

給与支払報告書と源泉徴収票は、国税庁のホームページからダウンロードが可能です。平成28年中に支払った給与等に係る給与所得の源泉徴収票や、平成28年1月以後の金銭等の支払等に係る法定調書の手続きは、マイナンバーが必要です。
税務署に書面により申請書等を提出する際には、原則として、マイナンバーや法人番号の記載が必要ですが、申請書等の控えを作成する場合は、控えには番号を記載する必要はありません。

特に、申請書等のコピーを控えとして使用する場合は、番号をマスキングするなど情報漏れには注意しましょう。
税務署では、成りすましを防止するため、本人確認を実施しています。書面でのマイナンバーを記載した申請書を提出する際、申請をする方の本人確認書類の提示か、写しの添付を用意します。

給与支払報告書と源泉徴収票の書き方

給与支払報告書には、給与支払報告書の総括表と給与支払報告書の個人別明細書の二種類を提出する必要があるので、記入しましょう。
手書きで作成する場合は、給与支払報告書を市区町村提出用2部と源泉徴収票2部を用意します。税務署提出用1部と受給者交付用1部が必要なためです。4枚複写になった用紙があるので、1度に4部を作成することができます。
プリンターで印刷する場合は、A4用紙が給与支払報告書2部と源泉徴収票2部の4分割されている用紙があるため、そちらに記入しましょう。
記入をしていく際に、毎月の給料明細を全て出して記入していくのは大変なので、源泉徴収簿を作成しておくと大変便利です。作成義務はないですが、業務の効率化ができます。

源泉徴収簿には、従業員一人一人の給与の金額、扶養家族等の状況、社会保険料として控除した金額、源泉徴収で預かった金額などを一覧にしておきます。税務署がこれらの数字を確認したいときでも、源泉徴収簿を作成しておくことで、これ1枚で済みます。
これらの金額の数字は、毎月の給与計算で算出している数字なので、給与計算のときに毎月欠かさず記録しておくことで、年末調整の時期にスムーズに行うことができます。給与計算ソフトを利用している場合は、自動的に記録されている場合も多いので、確認しましょう。

給与支払報告書と源泉徴収票の提出

3つの提出先について

給与支払報告書は、1月31日までに各市区町村に提出しなければなりません。31日が土日祝と重なる場合には、次の平日までです。もしも提出が遅れてしまい、6月の住民税の賦課作業に間に合わなかった場合、住民税の金額が高くなる場合があります。
本来は1年分の住民税を12ヶ月に分けて納付しますが、遅れたことで、1ヶ月辺りの住民税の金額が高くなってしまうためです。源泉徴収票は、納税地等を所轄する税務署長に提出します。税務署の所在地は、国税庁ホームページの国税庁紹介の所在地及び管轄から見ることができます。受付時間は、8時30分から17時までです。

給与支払報告書の提出義務者と提出時期

毎年1月1日現在において給与の支払いをする者で、給与所得にかかる源泉徴収をする義務がある者は、従業員の1月1日現在に住む市区町村に、1月31日までに給与支払報告書を提出することが、地方税法第317条の6の規定により義務付けられています。
提出しなかった場合は、地方税法第317条の7の規定により罰せられることがあるので、確実に提出しましょう。また、退職等で、1月1日現在給与の支払いをしていない場合でも、前年の給与支払額が30万円を超える場合は、給与支払報告書を提出します。

この時提出する場所は、退職時点での住んでいた市区町村に提出します。支払金額が30万円以下の退職者は、提出義務はありませんが、公平・適正な課税を促すために、提出を呼びかけている市区町村もあります。期限は、1月31日までに行います。

源泉徴収票の提出義務者と提出時期

法人の役員は、その年中の給与等の支払金額が150万円を超える人で、役員には、相談役、顧問その他これらに類する者も含まれます。弁護士、司法書士、税理士等については、その年中の給与等の支払金額が250万円を超える人です。
役員や弁護士、司法書士、税理士以外は、その年中の給与等の支払金額が500万円を超える人です。弁護士等に対する支払は、給与等として支払っている場合の提出範囲なので、報酬として支払う場合は、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書を提出します。

また、給与所得者の扶養控除等申告書を提出した人で、その年中に退職した人、災害により被害を受け、給与所得に対する所得税及び復興特別所得税の源泉徴収の猶予を受けた人は、給与等の支払金額が250万円を超える人です。法人の役員に関しては、50万円を超える人です。
給与所得者の扶養控除等申告書を提出した人で、その年中の主たる給与等の金額が2,000万円を超えるため、年末調整をしなかった人も入ります。

その他には、給与所得者の扶養控除等申告書を提出しなかった人で、給与所得の源泉徴収税額表の月額表か、日額表の乙欄か、丙欄の適用者については、その年中の給与等の支払金額が50万円を超える人です。提出期限は、原則として、支払の確定した日の属する年の翌年1月31日までに提出します。

源泉徴収票の税務署への提出要件と提出期限

年末調整をした人としていない人に分けられて決まっています。法人の役員のうち、その年中の給与等の支払金額が150万円を超える人や弁護士や税理士などのうち、その年中の給与等の支払金額が250万円を超える人です。
社内弁護士や社内税理士などに対して給与として支払っている場合は、給与所得の源泉徴収票の提出範囲になり、外部の弁護士や税理士などに報酬として支払う場合は、給与所得の源泉徴収票ではなく、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書を税務署に提出します。

給与等の支払金額が500万円を超える人も必ず提出しましょう。提出期限は、1月31日までですが再提出を促される場合もあるので、早めに提出できるようにしましょう。

併せて提出する書類について

給与支払報告書と提出する総括表の書き方

給与支払報告書には、個人明細書と総括表があります。総括表の書き方は、上から順番に記入していきましょう。
まず2017年1月に提出〆切となる、平成28年分の給与支払報告書については、法人番号の記載が必要です。提出区分は、原則として年間分を◯で囲みます。退職者分のみの提出の場合は、退職者分を◯で囲みます。
事業種目は、事業の分野を記入し、提出先市区町村数は、給与支払報告書を提出する市区町村の数を記入します。受給者総人数は、給与を支払われている総人数。報告人員は、該当市区町村に個人別明細書を提出する対象となる人数を記入します。

税務署に提出する法定調書合計表の書き方

法定調書合計表は、基本情報、給与所得の源泉徴収票合計表の欄、退職所得の源泉徴収票合計表の欄、報酬、料金、契約金および賞金の支払調書合計表の欄に記入していきます。
注意するところは、支払金額及び源泉徴収税額欄で、支払った俸給、給与、賞与などの総額と源泉徴収税の総額を記入します。記入の際、年の中途で就職した人が、就職前に他の支払者から受けた給与等の金額や徴収された源泉徴収税額は含めないようします。

法定調書合計表や法定調書は、記入間違いによって訂正が発生してしまうと時間と労力がかかり、期限内に終わらない場合があります。正しく作成できるように、記入ミスには気をつけましょう。

ポイントを押さえて法定調書を楽に仕上げよう

法定調書は、何かと時間がかかるものですが、事前に準備しておくことで大幅に業務効率が良くなります。源泉徴収簿を利用するだけでも、効率が良くなるだけでなく、税務署に何か聞かれた時でもすぐに対応することができます。
給与など何かお金が動く時は、基本的にメモなどをとっておけば、後々役に立つので毎月とっておくようにしましょう。

公認会計士・税理士 伊藤 温志

開業8年で600社ものクライアントを有するエクセライク会計事務所の代表税理士。
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