記帳代行で手間を省く。そのメリットを最大限生かす方法とは。

記帳のような事務作業は苦手な人も多いはず。しかし事業をする上で、苦手でも記帳作業はつきものです。

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でも記帳代行を依頼すると、その時間やコストが大幅に削減できるってご存知ですか。記帳代行を利用して自分の事業に集中し業績アップにつなげましょう。

記帳代行とは

経理業務を代行するサービス

記帳代行とは、自社で会計ソフトなどに領収書を入力する作業を代行するサービスのことをいいます。毎月の記帳に必要な書類や領収書、会社の銀行通帳などを記帳代行会社に預けて記帳をしてもらい、その計算結果「貸借対照表」や「損益計算書」をバックしてもらうサービスです。

そもそも記帳とは、事業をする上でのお金の出し入れを帳簿につけること。税金を正しく申告するために日々のお金のやり取りや経費など、会計ソフトへ入力する必要があります。

昔は手書きで負担が大きかった経理業務


一昔では、パソコンや便利なソフトがなかった時、手書きで管理をしていました。現金出納帳、総勘定元帳、仕訳帳など、毎日ノートのような仕訳表に記載をしていたのです。

法人と個人事業主では決算方法も違います。法人の場合は、顧問税理士を雇い、決算までやってもらうことが多いようですが、個人事業主の場合は、青色・白色と自分で申告する場合が多く、負担は非常に大きいものでした。

現代では、経理業務を低コストで依頼できる代行サービスができたため、かなり負担が軽減され利益を生み出すために事業主が動き回れるようになってきたようです。

事業を始めたばかりの人のお助け役

記帳にはある程度の経理の知識が無ければ仕訳の方法が分からないということがあります。今まで一切経理に携わったことがない場合は、自分の代わりに経理を担当するスタッフを雇って、経理業務を担当してもらうということになるでしょう。

しかし、事業を始めたばかりで経理事務担当を雇うことが困難場合や、急に担当者が退職してしまった、なんとか自分で経理をしていたが忙しくて後回しになってしまうなど、さまざまな場面で困ったときに記帳代行は有効になるでしょう。

税理士や記帳代行業者に依頼

記帳代行は税理士に依頼するか、もしくは記帳代行サービス業者に依頼するケースも増えています。料金やサービスの質や内容が、業者に税理士によってさまざまなので、比較をして検討するとよいでしょう。

記帳代行は会社の中身を見せることになるので、信頼できるということはもちろん、自社との相性のいいところを探し、検討してみましょう。

フットワークがよくて、自社が求めているサービス形態かどうか、何か困ったときに相談しやすいかどうか、検討して決めることが大切です。

記帳代行サービスのメリット

手間と時間を掛けずに済む


記帳業務は専門知識が必要で、意外と手間と時間のかかる作業です。会計ソフトに日々の入出金を入力したり、各種伝票を振り分けたり、経理作業が苦手な場合はどの科目に振り分けるのか、いちいち悩んだりと時間だけが流れるばかりということも。

記帳代行を利用することで、各種伝票の整理や書類作成に要する時間がなくなり、その分の労力を自分の業務に集中することができます。会社を立ち上げたばかりで本業に専念したいのに、慣れない経理作業に追われて疲れ切ってしまうという事例も多々あります。

申告の期限を過ぎる前に活用する

日々の記帳を怠ると経営の状態が把握しづらくなるばかりか、そのまま溜め込んで決算時期を迎えるといったことになりかねません。そのまま決算が遅れて申告の期限を過ぎてしまうといった最悪の事態になることも考えられます。そのような事態にならないためにも、記帳代行サービスは有効に活用できるでしょう。

正確な記帳作業

税理士や記帳代行サービス会社は、経理の実務経験が豊富ですので、自身で記帳を行うよりも迅速かつ正確な記帳作業が望めます。自分で記帳作業をするよりもプロに依頼することでミスのない書類が仕上がります。

自分で記帳を頑張ってみようと思ったものの、いざやってみると数字が苦手、会計ソフトの入力もよくわからないし科目も難しい。正確なのかどうかの判断もつきにくいけれど、今すぐに勉強している時間がない。このようなときは記帳代行サービスは有効です。

個人事業主は負担が大きい

事業をする上では必ず経理は必要です。事業の運営状況を把握するためにもできればリアルタイムで記帳を行うに越したことはありません。しかし、多くの小規模企業や個人事業を営んでいる方は記帳が後回しになっている場合が多く見受けられます。

個人事業の場合は特に、自分で何でもやらなければならないといった状況がほとんどです。1年目、2年目は代行業者に依頼して、ある程度自分でできる状況になった場合には契約を見直すということでもいいでしょう。

人件費よりコストを抑えられる

経理事務担当を1人雇い入れると人件費(固定費)がもちろんかかります。記帳代行サービスを利用することで、業務の大部分を外注することができます。新たに記帳を担当する経理担当者を雇う必要がなくなり、コストを大幅にカットすることができます。

専属の経理スタッフを雇うには、その賃金はもちろん、人材を募集する際の求人広告費や雇った後の育成にかかる時間や労力、そして何より大変なことは退職のリスクをいつでも背負うこと。せっかく育成しても何らかの理由でスタッフが辞めてしまうといったことはいつ起こるかわかりません。

そういった人件費コストや人材リスクを避けることができるのも、記帳代行サービスを導入することの大きなメリットといえます。

記帳代行業者はさまざまなプラン設定を設けています。どこまで記帳代行に任せるかによって、フレキシブルなコストの調整、自身で行える範囲の把握などさまざまなメリットがあります。

節税になる


記帳代行サービスを利用すると、記帳を行う側から会社の経営状況が見えるため、業者によっては簡単なコンサルティングを受けることができる場合があります。自身では気付かない場合でも、プロの目から見ての指摘を貰える場面も多いのが記帳代行のメリットといえます。

また、税理士が記帳代行で顧問契約もある場合、利益の予測が立ちやすくなるなどのメリットもあります。役に立つ経営情報や節税情報などアドバイスをもらえる場面も期待できます。

最大65万円の特別控除が受けられる

個人事業主の場合、複式簿記で記帳をし「青色申告」でその他の条件を満たすことで最大65万円の特別控除が受けることができます。個人事業主の申告方法として「青色申告」「白色申告」の2種類あります。青色申告は白色申告よりも経費が認められる幅も広く節税になります。記帳に自信のない場合には記帳代行サービスを利用するのも有効です。

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業者の切り替えが簡単

記帳代行サービス業者との契約期間に定めがなければ、記帳業務は月単位なので、簡単に業者を切り替えることができます。契約したものの、何かしらの不満が生じた場合には解約して他の代行業者に依頼するのも依頼者側の自由です。顧問契約の税理士と違い、業者を通じての税理士の変更や業者自体の変更が簡単にできるのもメリットの1つです。

トラブル回避のためにも記帳代行業者に依頼する場合には契約書を交わし、契約期間の定めなど、さまざまな契約内容をきちんと確認しておきましょう。契約期間中は解約ができないなどの条件付きの業者もありますので、契約書は必ずチェックしましょう。

記帳代行のデメリット

経営状況をすぐに把握できない

記帳代行サービスを利用するデメリットとして「経営状況をリアルタイムで把握できない」ということが挙げられます。記帳代行は領収書などの資料を渡してから数字の報告を受けるまでに短くても数日、長ければ数週間程度の時間がかかるので、その場では月間の売り上げや利益など、数字の確認ができないというデメリットが出てきます。

記帳代行サービスを導入する際は、その代行会社のフットワークはどうなのか、メールや電話で連絡は密に取れるのか、困ったときの相談方法や起こりうる事例など、よくよく聞いておく必要があります。

領収書などを渡す必要がある

記帳代行サービスを利用すると、領収書、請求書、通帳のコピーなどを記帳代行サービス業者に預け渡すことになります。一時的に経理の資料が「手元にない」という状況が生じます。また、記帳代行を利用するということは、自社の社員ではない第三者に経営状況を知られるというリスクが生じるということです。

さまざまな記帳代行会社が軒を連ねていますが、中には請け負った記帳代行サービスの業務を下請け、孫請けの会社に依頼しているところもあり、そうすると自身の契約した会社ではない第三者に自社の領収書が渡っているということになります。

信頼関係を築くこと

記帳代行を依頼する税理士や代行業者との信頼関係は不可欠です。記帳代行サービスを利用する際には自社の担当者を確認しておきましょう。

記帳代行業者によっては領収書を専用封筒で送って、その後実際には担当者と会えないという事例もあるようです。コストが安いのがとにかく特徴で、コミュニケーションが不足しているといった場合もあります。大切な会社の資料を預けるのですから、信頼できる業者かどうか事前に見極めることが大切です。

記帳代行の注意点

資格の有無に注意

記帳代行サービスを利用する際の注意点として、「違法行為」に該当していないかどうかが挙げられます。記帳代行業者が税理士の資格を持っている場合は何の問題もありません。

決算申告は、納税する本人、もしくは税理士しかできません。例えば、記帳代行業者が無資格で、代行業者の提携税理士が決算申告を行うという場合も何ら問題はありません。

税理士以外は申告ができない

記帳代行業者が税理士の資格がない場合、だれが決算申告をするのかがポイントとなります。よって、税理士資格のない人が決算申告はできないので、結局手間が増えたり、違法行為として摘発なんてことにもなりかねない危険性があります。

そうならないためにも、記帳代行業者が「決算申告まで請け負う」という場合であれば、税理士資格の有無を確認し、申告までの流れを事前に確認することが必要になってきます。

価格設定に注意

記帳代行サービスを依頼する場合は、価格設定を事前に確認しておくことが必要です。多くの業者がプランをいくつか設定しています。基本料金でどの程度まで対応してくれるのか、確認しておかなければ請求の段階で基本設定の領域を超えていて別途料金が発生する場合があります。

例えば「100仕訳まで月々10,000円」など仕訳の数でプランが設定されていたりする場合があります。しかし、自分は個人事業で、月に100仕訳も必要ない場合、無駄が生じます。もっと自分に合ったプランを持っている業者を探すのもよいでしょう。1仕訳○○円という設定の場合もあります。

依頼する内容やバランスは自分で考える

記帳に関するすべてを記帳代行サービスに丸投げするのではなく、領収書を仕訳ごとに整理してから渡すと安くなるといった場合や、少し料金が高くなっても、領収書やレシートを台紙に貼ったり、ファイリングするのも請け負ってほしいなど、ニーズに答えるプランはさまざまです。

どこまで望むか、いくらまでなら経費として払えるかのバランスをしっかり考えましょう。いろいろ比較して「どこまで必要か」「自分でできそうなことはないか」などこれまでの業務と事務処理について、一度見直しをするとよいでしょう。

毎月の経理の手間を省こう

日々の経理は非常に面倒なもの。「自分の代わりに経理を誰かが担当してくれたら自分のやるべき仕事に集中できる」といった場合は記帳代行サービスを利用するとよいでしょう。

記帳代行サービスを賢く利用し、メリットデメリットをしっかり把握したうえで、信頼のおける代行業者に依頼しましょう。そうすることにより、毎月の経理の手間を省いて自身の業務に邁進していくことができますよ。

公認会計士・税理士 伊藤 温志

開業8年で600社ものクライアントを有するエクセライク会計事務所の代表税理士。
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